Informazioni sulla Posta Elettronica Certificata (PEC): Cos’è – Come funziona – Come si ottiene…
Cos'è la PEC
PEC è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici. "Certificare" l'invio e la ricezione - i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici - significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale.
Il valore legale è assicurato dai gestori di posta PEC del mittente e del destinatario che certificano:
- data e ora dell’invio del messaggio dal parte del mittente;
- data e ora dell’avvenuta consegna del messaggio al destinatario;
- integrità del messaggio (e eventuali allegati) nella trasmissione da mittente a destinatario.
I messaggi di "ricevuta" di accettazione e/o consegna sono firmati digitalmente e vanno conservati come prova (alla stessa stregua della ricevuta e cartolina di ritorno in una normale raccomandata A/R). Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con identico valore giuridico, delle ricevute stesse.
La comunicazione ha valore legale solo se inviata da PEC e ricevuta da PEC.
E’ possibile utilizzare la casella certificata per qualsiasi comunicazione, anche scrivendo da una casella di posta elettronica normale, nel caso in cui non sia indispensabile la certificazione dell'invio e della consegna.
Perchè la PEC
La PEC è nata con l'obiettivo di trasferire su digitale il concetto di “Raccomandata con Ricevuta di Ritorno”.
A chi può essere utile
A tutti coloro (privati, imprese e enti pubblici) che hanno l'esigenza di inviare e ricevere comunicazioni, documentazione o allegati in modo sicuro, con attestazione di invio e di consegna.
Come funziona la PEC
Le modalità di accesso sono sostanzialmente le stesse della posta elettronica tradizionale.
Si può accedere alla propria casella di PEC sia attraverso un client di posta elettronica (es. outlook) sia attraverso un browser Internet (con la webmail).
La casella di PEC è adatta soprattutto per effettuare comunicazioni "ufficiali" per le quali il mittente desidera avere delle evidenze con valore legale dell'invio e della consegna del messaggio. in ogni caso la casella può essere utilizzata per qualsiasi comunicazione, anche quando non è indispensabile la certificazione dell'invio e della consegna.
Nel momento in cui l'utente invia il messaggio, riceve, da parte del proprio Gestore di PEC, una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale. La ricevuta costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio. Allo stesso modo, quando il messaggio arriva nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l'indicazione di data ed orario, indipendentemente dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario.
L'invio e la ricezione di un messaggio di PEC hanno valore legale solo nel caso in cui anche il destinatario sia dotato di una casella di Posta Elettronica Certificata.
Come si ottiene una PEC
Per prima cosa è necessario che l'utente scelga (in funzione delle proprie esigenze/preferenze) il gestore di PEC con cui vuole attivare la propria casella.
Per attivare la casella di Posta Elettronica Certificata è necessario seguire le istruzioni contenute nel sito o nel manuale operativo del Gestore scelto.
Vantaggi
La PEC, in apparenza simile alla posta elettronica "tradizionale", offre un servizio più completo e sicuro, prevedendo:
•i livelli minimi di qualità del servizio e di sicurezza stabiliti dalla legge;
•certificazione dell'invio e della consegna del messaggio;
•l'opponibilità a terzi delle operazioni di invio e ricezione di un messaggio;
•certificazione del contenuto del messaggio.
Confrontata con gli strumenti tradizionali, come fax e raccomandate, la PEC garantisce un risparmio non solo in termini economici, infatti i costi di invio/ricezione sono pari a zero e si paga solo il canone annuo per l'attivazione del servizio, ma anche di tempo. Inoltre, le verifiche effettuate in automatico dai gestori PEC garantiscono l’assenza di virus e pubblicità indesiderata